時間是一類稀缺資源，這類資源的利用應(yīng)該把握什么原則呢，如下表：
１級優(yōu)先 重要且緊迫 最快完成
2級優(yōu)先 重要不緊迫 盡快完成
3級優(yōu)先 緊迫不重要 及時處理
4級優(yōu)先 不緊迫不重要 暫不處理
5級優(yōu)先 徒勞無效 不必處理
除了掌握以上5個優(yōu)先級別以外，高效率的時間管理有以下幾個技巧：
凡事充分準(zhǔn)備
打仗，要打有準(zhǔn)備的仗。備和不備，效率上見分曉。
工作上做好充分準(zhǔn)備，在工作具體實施之前，會有一定的預(yù)見性。每一步的落實，看得到前后幾步的視野，直接進(jìn)入工作核心，不會匆忙迎戰(zhàn)。
計劃控制
要想科學(xué)地運(yùn)用時間，首先必須善于檢查自己的時間使用狀況。
具體辦法是在完成每件事后，立即記下所耗的時間，每天做一小結(jié)，連續(xù)記兩周或一個月，然后進(jìn)行一次總結(jié)分析，看看自己的時間究竟花在了什么地方，并從中找出浪費時間的原因。
據(jù)專家研究證明，此法對于節(jié)省時間、提高效率有效。如果能抓住大量容易溜掉的時間，那么我們就能完成更多的工作。
按照長遠(yuǎn)計劃和階段計劃申請事務(wù)的重要程度，來安排一天工作，這種重要活動，一定要全力以赴，寧可舍棄諸多其他事務(wù)，即（舍小利就大利）。
“當(dāng)日事當(dāng)日畢”，應(yīng)成為管理者的行為準(zhǔn)則。今天的事不要拖到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要拖到晚上。工作一旦開始，就要環(huán)境保護(hù)地完成它，完成一項，接著再做一一項，這樣會使你加快速度，并不斷享受到完成任務(wù)的成就感。事實表明，精力可以在成功中更新，而在拖延之中卻會衰竭。如果管理者在上班開始就白，毫無時間概念，那他絕不會成就令人矚目的事業(yè)。
保持必要的連續(xù)性
據(jù)心理學(xué)家研究表明，人在專心工作或思考問題時，最好能夠一氣呵成，不要間斷，否則注意力通常需要很長時間才能恢復(fù)。
有人曾在上班時間對25位經(jīng)理作過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)經(jīng)理幾乎無法持續(xù)工作一小時以上而不受干擾。所以，當(dāng)需要集中精力，專心致志地思考重要問題或處理關(guān)鍵工作時，事先要估計到可能出現(xiàn)的干擾，預(yù)先安排出一段相對集中的時間以保證思路的連續(xù)性。
利用****時機(jī)
事實表明，善于抓住時機(jī)才是****的節(jié)約，最高的效率。農(nóng)民者勤奮務(wù)農(nóng)時，才有豐收的希望，**只有抓住戰(zhàn)機(jī)，才有勝利的可能。辦任何事情，都有一個****時機(jī)問題，抓住了這個時機(jī)，辦事就省時省力，事半功倍；錯過時機(jī)，將事倍功半。
跳出拖延
惡性循環(huán)也就是正確處理重要性與緊迫性的關(guān)系。
我們知道，重要的事不一定都緊急，緊急的事也不一定都重要。如果總習(xí)慣于先辦緊迫的事，就常常會耽擱重要的事。而且會經(jīng)常處于緊急應(yīng)付的狀態(tài)之中。
所以臨高在一般情況下，就先考慮事情的輕重，然后再考慮事情的緩急，首先去辦重要而又緊迫的事；其次才是重要的但不緊迫的事；再次是緊迫但不重要的事；最后是既不重要又不緊迫的事。
這也符合領(lǐng)導(dǎo)時間的“二八律”，即重要的是少數(shù)次要的是多數(shù)。在管理中，領(lǐng)導(dǎo)工作效果的80％，往往集中在20％的重要事情上。
所以，領(lǐng)導(dǎo)者要學(xué)會把有效時間的80％，集中在那些重要工作上，在此基礎(chǔ)上兼顧其它。
善于記錄與整理
當(dāng)有好的創(chuàng)見、設(shè)想和觀點時，應(yīng)立即記錄下來，以便需要時隨時利用。開會、聽匯報、談話、討論中的要點也要注意記錄。有關(guān)事件、人名、數(shù)字以及要求、意見等，最好隨時記在本子上，有個“備忘錄”在手，可以提高你辦事的效率。
學(xué)會“暫停叫停”
在做一件非常復(fù)雜的工作時，如果毫不間斷地一直干下去，效率不一定很高。如果能在“百忙”中暫停一下，拿出點時間放松一回，然后冷靜思索，暫時中斷原來的思路，探索一下新的途徑，常常會收到意想不到的效果。
從生理角度上講，用片刻休息（抽支煙、喝茶甚至伸個懶腰）把工作間隔開來，會緩解高度緊張的狀態(tài)，恢復(fù)精力。
因此，這也是在有限時間里提高工作效率的一個重要方法。工作狂毫無休止的工作只會導(dǎo)致低效率。休息是工作的投資，也是生活不可或缺的風(fēng)景，只有具備良好的休息，才算是圓滿的人生。
不要和過去過不去
問題：如果你不小心丟掉100塊錢，只知道它好像丟在某個你走過的地方，你會花200塊錢的車費去把那100塊找回來嗎？
當(dāng)遇到這個問題的時候，大家肯定會大笑那個這樣干的家伙。可是生活中，我們看到，很多人往往糾纏于失敗的過去，為一個不能挽回的結(jié)果，耗費時間、精力。
要勇敢的和過去說再見。
留有必要彈性
進(jìn)行時間配置時，一定要留出一定的機(jī)動時間，以應(yīng)付計劃之外的事。訂計劃并非越精細(xì)越好，如果將計劃訂成飛機(jī)時刻表那般緊湊，只會給你帶來不便，一旦出現(xiàn)特殊情況，全盤計劃都會被打亂。那將大大降低你的工作效率。
不過分追求完美
沒有十分的必要，不要把時間放在追求完美之上，我們的時間總有一部分浪費在無謂的追求完美上，這種完美的追求多半基于心理需求，久而久之，也許會形成壓抑神經(jīng)病。
這種癥狀在工作狂中出現(xiàn)率較高，即不到心滿意足則不停，為求完美甚至放棄一切比之更重要的工作。 達(dá)到90分可能會用一周，但要達(dá)到95分會用一個月，達(dá)到100分，可能一年都不止。
其實，真正的十全十美又何處尋找呢？即使你認(rèn)為已經(jīng)完美了，可換一個方位或角度看，你仍舊可以發(fā)現(xiàn)很多瑕疵。
尤其在決策過程中，因為周圍環(huán)境的風(fēng)險性和多變性，更容不得決策人花大量的時間用于資料搜集或前后印證，否則機(jī)會轉(zhuǎn)瞬即逝。應(yīng)盡量早下決心，雖然風(fēng)險極大，但利潤的吸引也相對大得多。 |
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