看結(jié)果，而不是看時(shí)間，如何提高效率
時(shí)間：下午五點(diǎn)。地點(diǎn)：辦公室。
因?yàn)樗俣葔蚩欤阋呀?jīng)完成了一天的工作，很想回家。但是，你的同事們一個(gè)個(gè)都還沒有走，所以，你又不得不在辦公室呆上一兩個(gè)小時(shí)，上上網(wǎng)，或者再重新讀讀郵件什么的。這樣…就沒人當(dāng)你是懶漢了。
這是一個(gè)典型的不幸事實(shí)：在如今的各大公司，講究效率反而沒有得到應(yīng)有的提倡和鼓勵(lì)。當(dāng)我還在華盛頓一家律師事務(wù)所工作時(shí)，我就經(jīng)常有這種體會(huì)。因?yàn)槲抑坝幸恍┙?jīng)驗(yàn)，所以通常都可以快速地回答一個(gè)客戶的問題，這實(shí)際可以節(jié)省我們雙方的時(shí)間。但是，跟很多律師事務(wù)所一樣，我們這家事務(wù)所也是按照小時(shí)來付工錢的，所以，我的效率反而讓我吃虧了。
從律師事務(wù)所的角度來說，按小時(shí)付費(fèi)有一定的合理性：因?yàn)橐坏┪业墓ぷ魉ㄈサ臅r(shí)間超過預(yù)期，他們也能將這種風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到客戶身上。但是，從一個(gè)客戶的角度來說，這對他們就不怎么利好了。因?yàn)檫@會(huì)鼓勵(lì)律師們對某個(gè)案件投入過多精力，過度調(diào)查。而對我自己來說，按小時(shí)付費(fèi)也不公平。因?yàn)槲一卮饐栴}總是很快，所以我的付費(fèi)時(shí)間就不會(huì)很長，這就意味著我自己承擔(dān)了收入不足的風(fēng)險(xiǎn)。
不過，那些看重工作小時(shí)多于看重工作結(jié)果的公司實(shí)際還真的不少。在2010年的一項(xiàng)調(diào)查中，研究人員對39名的公司經(jīng)理進(jìn)行了采訪，并詢問了他們對公司員工的看法。結(jié)果，這些經(jīng)理們認(rèn)為那些在工作時(shí)間內(nèi)老老實(shí)實(shí)呆在辦公室的員工為“高度可靠”、“非常可以仰仗”，而那些在周末過來加班或者在工作日在辦公室呆到很晚的員工則被視為“對工作盡心盡力”。
有一個(gè)經(jīng)理這樣說道：“有這么一個(gè)員工，他會(huì)出席每一個(gè)會(huì)議。盡管很多時(shí)候他都一言不發(fā)，但他就是很準(zhǔn)時(shí)，大家會(huì)注意到這一點(diǎn)。這個(gè)人絕對會(huì)被認(rèn)為是一個(gè)努力工作、可以信賴的員工。”另外一個(gè)經(jīng)理則說：“在周末加班能給人留下一個(gè)好印象。因?yàn)槟闶窃趥鬟_(dá)這樣一個(gè)信息：你在為團(tuán)隊(duì)做貢獻(xiàn)，并在付出額外心力完成工作。”
其實(shí)這些經(jīng)理的反應(yīng)還是可以理解的，這是工業(yè)時(shí)代遺留下來的經(jīng)驗(yàn)判斷——因?yàn)樵谀莻�(gè)時(shí)代，工人們在流水線中的工作被完全標(biāo)準(zhǔn)化了（在這種情況下，時(shí)間代表了勞力）。但是，對知識工作者而言，一個(gè)基于工作小時(shí)的評估體系可以說是沒有任何意義。因?yàn)樗麄冏龀龅呢暙I(xiàn)，是通過他們的價(jià)值，即他們通過運(yùn)用自己的想法和經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)造了多少價(jià)值，這一點(diǎn)來評估的。
很多組織都將工業(yè)時(shí)代的那種思維方式帶到了21世紀(jì)的職場，而他們這么做恰恰是在打擊員工提高效率的積極性。假如員工需要在下班后刻意留得比較晚以取悅老板，那么在白天的正常工作時(shí)間內(nèi)，他們怎么可能還有動(dòng)力把該做的事情都做完呢？因?yàn)楫吘梗麄冊趺礃佣寄馨堰@段必須“露臉”的時(shí)間花掉，不管他們真是在分析客戶數(shù)據(jù)還是僅僅在上網(wǎng)。在這種情況下，很多職場人員患上拖延癥，卻很難在一個(gè)任務(wù)上集中精力，也就不足為奇了。
而這里面的解決方案也顯而易見：通過你創(chuàng)造的結(jié)果來評估自己，而不是在那計(jì)算你的工作時(shí)間。想想看，你有沒有處理掉擠壓的客戶訂單，有沒有想出一個(gè)新的點(diǎn)子來解決一個(gè)棘手問題，有沒有為下周截稿的文章寫上一篇初稿。顯然地，這些成就，而不是你游蕩掉的時(shí)間，才會(huì)最終決定整個(gè)機(jī)構(gòu)的成功。
關(guān)于這種以結(jié)果為導(dǎo)向的戰(zhàn)略的制定，實(shí)際應(yīng)該基于你的工作、公司的具體情況來具體處理。不過，這里面還是有一些在各行業(yè)通用的、可以提高效率的方法：
限制會(huì)議。內(nèi)部會(huì)議可以浪費(fèi)大量時(shí)間。一個(gè)短小的會(huì)議有可能利于討論一個(gè)有爭議性的問題，但是長會(huì)議——我是指那些超過60到90分鐘的會(huì)議——通常情況下的產(chǎn)出卻很低。在會(huì)議中，很多公司的老板都會(huì)花很多時(shí)間背誦一些介紹性的資料，而參與者最終只會(huì)失去注意力。
假如你預(yù)感某個(gè)會(huì)議會(huì)很長，而且產(chǎn)出不高，那你一定要盡力避免掉這樣的會(huì)議。可能的話，你可以向你的同事指出工作的deadline來推掉這些會(huì)。假如你沒法這么做，那就跟他們直說，你最多只能聽前面的60分鐘，然后你就得接著干那些更緊急的事情。另外，你自己在組織會(huì)議的時(shí)候也得足夠謹(jǐn)慎，因?yàn)槠鋵?shí)大部分問題你都可以通過電子郵件或者快速打個(gè)電話解決掉。
假如你參與到了一個(gè)會(huì)議的計(jì)劃和組織當(dāng)中，也記得一定要保證這個(gè)會(huì)議會(huì)有足夠的產(chǎn)出。做個(gè)組織會(huì)議的會(huì)議議程，并確保每個(gè)流程都不拖沓。然后，至少提前一天把會(huì)議議程，以及任何相關(guān)資料發(fā)給其他人。另外，在每一次會(huì)議中，你都必須指定一個(gè)“魔鬼代言人”，指定這么一個(gè)人是為了確保一個(gè)話題的潛在不利因素已經(jīng)得到討論。
在每一次會(huì)議結(jié)束時(shí)，你也要確保大伙兒都對接下來的各個(gè)戰(zhàn)略沒有異議，每一項(xiàng)職責(zé)都已經(jīng)分配給某個(gè)參會(huì)者，并包含了具體的期限。
不用什么都讀。你沒有必要把工作中碰到的所有材料都從頭到尾讀下來，即便那些材料來自你的老板。盡管一頁頁讀文章可能會(huì)讓你自覺效率很高，但是實(shí)際上你可能可以更好地利用時(shí)間。很有可能的情況是，一份資料中只有很少一部分內(nèi)容對你的工作非常重要。所以你需要記住的是那個(gè)大的、主要的意思，而不是里面的各種細(xì)節(jié)。也或者，你可能只需要在里面找到一兩個(gè)能說明一個(gè)更大觀點(diǎn)的例子而已。每一次你開始讀文本時(shí)，都要記得去主動(dòng)搜索那些重要信息，那些不太相關(guān)的部分跳過即可。
當(dāng)然,有些資料確實(shí)需要你掌握所有的細(xì)節(jié)。假如你現(xiàn)在在讀一篇跟公司最新的重磅產(chǎn)品相關(guān)的文章，那么你從頭到尾仔細(xì)讀是應(yīng)該的。不過，對那些不是很重要的任務(wù)而言，你就沒有必要這么細(xì)致了。
然后，你也要避免重復(fù)讀電子郵件。我自己就非常信奉一個(gè)原則：一次處理干凈。當(dāng)你在讀一封郵件的時(shí)候，你就要決定要不要回復(fù)它。假如你需要回復(fù)，那么就當(dāng)時(shí)當(dāng)刻回復(fù)。我發(fā)現(xiàn)，80%的郵件，不管是內(nèi)部還是外部郵件，都不需要回復(fù)。
寫得更快。即便你想把一個(gè)項(xiàng)目做到A+，你也不用一開始就做到盡善盡美。很多人在寫文章的時(shí)候，都要把前面一句話寫得完美無瑕，才會(huì)繼續(xù)寫后面一句話。他們希望一次性把一個(gè)寫作過程全部完成。這其實(shí)是最困難不過的一項(xiàng)工作。根據(jù)我自己的經(jīng)驗(yàn)，這樣做的寫作效率非常低。
一種更好的方法是，你先想想幾個(gè)主要步驟。先為你要表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)備一個(gè)大綱并想想各部分的次序。接著寫一個(gè)草稿，而且你應(yīng)該清楚一點(diǎn)，即這個(gè)草稿不可能沒有瑕疵。在這些流程之后，你可以重新把草稿過一遍，然后把該修改的地方修改掉。這個(gè)時(shí)候，才是你真正應(yīng)該完善句子用詞的時(shí)候。
一般來說，假如一份工作做到B+就可以，你就沒有必要做到A+。你可以把額外的時(shí)間放在那些真的需要做到A+的項(xiàng)目上。
當(dāng)你嘗試上面的和其他各類以結(jié)果為導(dǎo)向的方法時(shí)，你發(fā)現(xiàn)你在辦公室花的時(shí)間將會(huì)更少——這可能會(huì)讓一部分的老板不安。畢竟，傳統(tǒng)的評估方法，即按照員工的“露臉”時(shí)間來評估員工對公司價(jià)值的方法，對經(jīng)理們來說更加簡單，因?yàn)楹唵斡?jì)算時(shí)間比真正評估結(jié)果要省力多了。不過也正因如此，你才需要跟你的老板建立一種新的關(guān)系。
你必須得讓老板相信，你就是可以在更短的時(shí)間內(nèi)把工作做完。這里面的一種辦法是，仔細(xì)思考你所在的組織，并學(xué)會(huì)觀察你的老板。問問你自己：你這個(gè)單位最重要的目標(biāo)是什么？你的老板在面對哪些壓力——是全球擴(kuò)張、引進(jìn)新產(chǎn)品、降低成本還是其他什么別的壓力？這個(gè)老板的性格和管理風(fēng)格又會(huì)對這類問題產(chǎn)生什么樣的影響？
不過光是思考和觀察還是不夠，你還必須學(xué)會(huì)溝通，而且需要經(jīng)常溝通。每周，你都需要寫一個(gè)清單，把分配給你的任務(wù)都寫在上面，不管是短期任務(wù)還是長期任務(wù)，而且還要從你自己的角度，按照重要性給它們排個(gè)序。然后，你需要把這個(gè)清單拿給你的老板看，讓他來權(quán)衡這個(gè)清單。
接下來，你應(yīng)該跟你的老板就你所涉及的每一個(gè)項(xiàng)目指標(biāo)達(dá)成共識。假如你的老板沒有給出任何指標(biāo)，你就需要自己向他暗示。這些指標(biāo)既可以包括定量的結(jié)果，也可以包括定性的結(jié)果。它們?yōu)樵u估最終結(jié)果提供了客觀的測量方法——而且也讓你的老板不再單純依賴“露面時(shí)間”判斷你的工作績效。另外，建立整個(gè)指標(biāo)的全過程也可以讓你跟老板看清楚，實(shí)際怎么做才會(huì)最好地完成一個(gè)項(xiàng)目。
一旦你的老板深信你知道自己要做什么，怎么去做，你就需要向他證明，針對那些優(yōu)先級高的項(xiàng)目，你可以始終帶來滿意的結(jié)果。這里面沒有什么特定的秘密：竭盡全力，你才能達(dá)到設(shè)定的目標(biāo)。另外還得記住一點(diǎn)，大部分項(xiàng)目在實(shí)施過程中都會(huì)碰到坑坑洼洼甚至是路障，所以你要及時(shí)向老板反饋問題，并提供一些可能的解決方案，甚至…修訂項(xiàng)目指標(biāo)本身。
我知道，從關(guān)注工作時(shí)間到關(guān)注結(jié)果，對某些組織而言會(huì)是一個(gè)大挑戰(zhàn)。但是，假如你可以非常禮貌地向你的老板提出這個(gè)關(guān)于效率的問題，并告訴他你愿意為自己的工作結(jié)果、而不是工作時(shí)間負(fù)責(zé)，你的老板很有可能還是會(huì)接受這一點(diǎn)。另外，這也就意味著你可能可以在家做更多的工作，假如這是你所希望的話。
不過，即便你處在一個(gè)以結(jié)果為導(dǎo)向的團(tuán)隊(duì)文化中，有時(shí)候你也必須到辦公室工作，而且有些工作也確實(shí)需要員工百分百在公司。在幾乎所有的工作場所中，同事之間都需要聚在一起頭腦風(fēng)暴挖掘想法、解決難題或者建立團(tuán)隊(duì)紐帶。不過，這類互動(dòng)絕對沒有理由占據(jù)你的很大一部分時(shí)間。
以我自己為例，通過強(qiáng)調(diào)結(jié)果而不是工作時(shí)間，我?guī)缀蹩梢悦刻煸谕砩?點(diǎn)就回到家——除了一些緊急情況以外。這極大地提高了我的家庭生活質(zhì)量，而且也給了我另外一個(gè)好處：一個(gè)富有成效的休息。晚上10點(diǎn)在家的時(shí)候，我曾經(jīng)解決了工作中最為棘手的幾個(gè)問題——當(dāng)我跟妻子和孩子們聊了幾個(gè)小時(shí)、重新振奮以后。
可以說，專注于結(jié)果而不是工作時(shí)間，可以讓你在工作時(shí)完成更多的事，同時(shí)又留出更多的時(shí)間給其他事。跟你的老板去談這些問題，別害怕。引用管理學(xué)大師彼得德魯克的一句名言來說，盡管你不一定要喜歡你的老板，但是你必須要能管住他/她，因?yàn)檫@樣你才能有一個(gè)成功的事業(yè)。
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